به نقل از «باشگاه خبرنگاران»

دستورالعمل درج شناسه ملی سند در تمامی مکاتبات به دستگاه‌های اجرایی ابلاغ شد

تاریخ انتشار: ۲۳ دی ۱۳۹۹ | کد خبر: ۳۰۶۵۷۸۵۶

به گزارش  گروه اقتصادی باشگاه خبرنگاران جوان، جمشیدی رئیس سازمان اداری و استخدامی دستورالعمل درج شناسه ملی سند (شمس) در تمامی مکاتبات دستگاه‌های اجرایی را ابلاغ کرد.

در این دستورالعمل آمده است:"در اجرای بند ۵ بخشنامه شماره ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ ۱۵‏‏/۱۲‏‏/۱۳۹۶ این سازمان با موضوع "دستورالعمل مکاتبات اداری در سامانه رصد و پیگیری الکترونیکی و برخط مکاتبات دستگاه‌های اجرایی"، دستورالعمل درج شناسه ملی سند (شمس) در کلیه مکاتبات دستگاه‌های اجرایی برای اجراء ابلاغ می شود:

ماده ۱‏‏- اهداف:

• ارتقای شفافیت اداری؛

• استنادپذیری الکترونیکی مکاتبات و اسناد؛

• ایجاد شناسه یکتا و قابل‌پیگیری برای کلیه مکاتبات و اسناد دستگاه‌های اجرایی؛

• افزایش سرعت و سهولت در ثبت مکانیزه مکاتبات و اسناد و ایجاد وحدت رویه در ورود اطلاعات و کاهش خطای انسانی.

بیشتر بخوانید: اخباری که در وبسایت منتشر نمی‌شوند!

ماده ۲‏‏- تعاریف:

• شمس: شناسه ملی سندی است که بر اساس ترکیب چندین قلم از اقلام اطلاعاتی سند، تولید و هویت یکتایی برای آن ایجاد می‌نماید.

• بارکد دوبعدی (QR code): حاوی داده (های) نهفته است که میتوان آن را با اسکنر‌های مربوط یا دوربین تلفن همراه بازخوانی نمود.

• دستورالعمل ECE) Electronic Correspondence Exchange): دستورالعمل تبادل الکترونیکی مکاتبات جهت تبادل اطلاعات میان سامانه‌های نرم‌افزاری، بالاخص سامانه‌های مکاتبات اداری است.

ماده ۳‏‏- تکالیف:

۱- دستگاه‌های اجرایی مکلفند نسبت به درج شمس در کلیه مکاتبات و اسناد خود از طریق تجهیز کلیه سامانه‌هایی که منجر به تولید مکاتبات و اسناد می‌شود، به نحوی اقدام نمایند که قابلیت درج این شناسه طبق الگوی پیوست (۶ قلم اطلاعاتی اول جدول شماره ۱ پیوست) حداکثر ظرف مدت ۶ ماه و تکمیل شناسه با قلم اطلاعاتی هفتم، حداکثر ظرف مدت یکسال از ابلاغ این بخشنامه فراهم شود.

تبصره‏‏- دستگاه‌های اجرایی جهت تأمین هزینه و تعهدات مالی مربوطه، لازم است نسبت به لحاظ نمودن موضوع این مصوبه در اعتبارات سالانه سامانه‌های ذیربط و قرارداد‌های پشتیبانی این سامانه‌ها اقدام نمایند.

۲- در اجرای مصوبه مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی به شماره ۱۲۴۶۹۷‏‏/۱ مورخ ۲۸‏‏/۰۷‏‏/۱۳۹۹ شورای اجرایی فناوری اطلاعات، دستگاه‌های اجرایی مکلفند به منظور ارسال مکاتبات، اسناد و مدارک به سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران جهت آرشیو، امکانات لازم برای درج ۴ قلم اطلاعاتی از شمس شامل "شماره نامه، شناسه حوزه صدور، تاریخ و ساعت ثبت و صدور و شناسه حقوقی دستگاه" از جدول شماره ۱ پیوست را در سند موردنظر فراهم کنند.

تبصره‏‏- به منظور آرشیو ملی مکاتبات و اسناد، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران مسئول هماهنگی و نظارت بر دستگاه‌های اجرایی در تجهیز سامانه‌های ذیربط به شمس، مطابق با موضوع این ماده بوده و موظف است گزارش‌های دوره‌ای اجرای آن را در بازه‌های زمانی ۶ ماهه به دبیرخانه شورای اجرایی فناوری اطلاعات و دبیرخانه شورای عالی اداری ارائه نماید.

۳- دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری، مسئولیت راهبری دستگاه‌های اجرایی در تجهیز سامانه‌های مکاتبات اداری به شمس و موارد مندرج در بخشنامه ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ ۱۵‏‏/۱۲‏‏/۱۳۹۶ را بر عهده داشته و مکلف است تمهیدات لازم جهت ایجاد هماهنگی و یکپارچگی در شرکت‌های دارنده سامانه‌های مکاتبات اداری جهت درج شمس در کلیه مکاتبات و اسناد دستگاه‌های اجرایی را فراهم سازد.

تبصره‏ ۱‏- دستگاه‌های اجرایی مکلفند پس از درج ۶ قلم اطلاعاتی اول در بارکد دوبعدی شمس (موضوع بند اول ماده ۳ این بخشنامه)، نتیجه را جهت بررسی و دریافت تاییدیه، به دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری اعلام نمایند.

تبصره ۲‏- دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری موظف است گزارش‌های دوره‌ای مبنی بر اجرای مفاد این دستورالعمل در دستگاه‌های اجرایی را در بازه‌های زمانی ۶ ماهه به دبیرخانه شورای عالی اداری ارائه نماید.

ماده ۴‏‏- این بخشنامه برای تمامی دستگاه‌های اجرایی لازم‌الاجراست و حسن اجرای آن در ارزیابی سالانه دستگاه‌های اجرایی لحاظ می‌شود.

ماده ۵‏‏- بالاترین مقام دستگاه اجرایی، مسئول اجرای این بخشنامه بوده و واحد‌های فناوری اطلاعات و مسئولان سامانه‌های موردنظر دستگاه‌های اجرایی موظفند تمهیدات لازم به‌منظور اجرای مؤثر و دقیق آن را طبق زمان‌بندی اعلام‌شده فراهم سازند."

انتهای پیام/

منبع: باشگاه خبرنگاران

کلیدواژه: سازمان اداری و استخدامی بخشنامه دستگاه های اجرایی مکاتبات و اسناد مکاتبات اداری کلیه مکاتبات قلم اطلاعاتی شماره ۱

درخواست حذف خبر:

«خبربان» یک خبرخوان هوشمند و خودکار است و این خبر را به‌طور اتوماتیک از وبسایت www.yjc.ir دریافت کرده‌است، لذا منبع این خبر، وبسایت «باشگاه خبرنگاران» بوده و سایت «خبربان» مسئولیتی در قبال محتوای آن ندارد. چنانچه درخواست حذف این خبر را دارید، کد ۳۰۶۵۷۸۵۶ را به همراه موضوع به شماره ۱۰۰۰۱۵۷۰ پیامک فرمایید. لطفاً در صورتی‌که در مورد این خبر، نظر یا سئوالی دارید، با منبع خبر (اینجا) ارتباط برقرار نمایید.

با استناد به ماده ۷۴ قانون تجارت الکترونیک مصوب ۱۳۸۲/۱۰/۱۷ مجلس شورای اسلامی و با عنایت به اینکه سایت «خبربان» مصداق بستر مبادلات الکترونیکی متنی، صوتی و تصویر است، مسئولیت نقض حقوق تصریح شده مولفان در قانون فوق از قبیل تکثیر، اجرا و توزیع و یا هر گونه محتوی خلاف قوانین کشور ایران بر عهده منبع خبر و کاربران است.

خبر بعدی:

آغاز به کار سامانه نظارت و شفافیت اطلاعات و اسناد در صندوق ذخیره فرهنگیان

محسن احمدی، مدیرعامل صندوق ذخیره فرهنگیان اعلام کرد: در راستای یکپارچگی سازمانی، شفافیت حداکثری، نظارت هوشمند و انضباط مدیریتی به عنوان یکی از مطالبات و خواسته‌های فرهنگیان، " سامانه نظارت و شفافیت اطلاعات و اسناد صندوق ذخیره فرهنگیان" تحت عنوان «پنجره» امروز آغاز به کار کرد.

او ادامه داد: این سامانه، نخستین اقدام برای دستیابی به سیستم‌های کنترل هوشمند و از مهمترین زیرساخت‌های نوین و فناورانه برای مدیریت و نظارت همه جانبه و داده محور فعالیت هلدینگ‌ها و شرکت‌های تابعه صندوق ذخیره فرهنگیان محسوب می‌شود و به طور دقیق تر، این سامانه پنجره‌ای برای نظارت مستمر و آنلاین بر جریان اطلاعات و اسناد عملکردی هلدینگ‌ها و شرکت‌های تابعه است.

وی افزود: هدف از طراحی و تولید این سامانه، ساماندهی و حفظ اسناد و اطلاعات شرکت‌های زیر مجموعه صندوق، حفظ و توسعه شفافیت و آگاهی، حمایت از حقوق سرمایه‌گذاران (فرهنگیان)، نظارت موثر بر حسن اجرای قوانین و مقررات، تسهیل فرآیند تهیه و افشای اطلاعات، ایجاد هماهنگی بین واحد‌های درون سازمانی و گام مثبتی در جهت پیشگیری از وقوع مشکلات است.

«پنجره» یک محصول دانش‌بنیان و بومی

مدیرعامل صندوق با اشاره به قابلیت‌ها و ظرفیت‌های این مجموعه بزرگ اقتصادی اظهار داشت: پنجره محصولی است که به صورت کاملاً بومی و اختصاصی، توسط شرکت دانش‌بنیان پژوهش و نوآوری صنایع آموزشی از شرکت‌های تابعه صندوق ذخیره فرهنگیان طراحی و تولید شده است.

احمدی تاکید کرد: از آنجا که نظارت و شفافیت دو روی یک سکه هستند، این سامانه از طریق افزایش شفافیت، امکان پایش و ارزیابی دقیق، سریع و جامع برای کلیه ذینفعان را فراهم می‌کند.

ایجاد سامانه جامع صندوق ذخیره برای یکپارچگی سازمانی و افزایش انضباط مدیریتی و کنترلی

مدیرعامل صندوق ذخیره فرهنگیان با اشاره به اینکه سامانه پنجره، بخشی از برنامه و راهبرد جامع صندوق به منظور توسعه زیرساخت‌های نوین نظارتی و مدیریتی می‌باشد افزود هدف پنجره نظارت همه جانبه و داده‌محور بر فعالیت‌ها و عملکرد هلدینگ‌ها و شرکت‌های تابعه است.

احمدی در همین زمینه افزود: در تکمیل این رویکرد، سامانه یکپارچه برنامه، بودجه و عملکرد، با هدف پایش منظم میزان تحقق اهداف کمی و کیفی برنامه و بودجه سالیانه هر یک از هلدینگ‌ها و شرکت‌های تابعه و مقایسه با شاخص‌های مختلف در دستور کار قرار گرفته است.

توسعه و تکمیل سامانه جامع هوش تجاری در آینده نزدیک

مدیرعامل صندوق با اعلام اینکه ایجاد و راه اندازی سامانه جامع هوش تجاری (BI) اختصاصی صندوق ذخیره فرهنگیان نیز هدف گذاری شده است اظهار داشت: سامانه هوش تجاری به منظور کنترل متمرکز بر روی شاخص‌های قابل اندازه‌گیری مدیریتی و در شرکت‌های تابعه، تحلیل مبتنی بر داده و اطلاعات عملکرد شرکت‌ها و مقایسه با یکدیگر و شرکت‌های فعال در صنعت مشابه، احصاء چالش‌ها و مشکلات پیش روی شرکت‌ها و انجام اقدامات پیشگیرانه و پیش‌بینی روند درآمدزایی و سود و زیان بنگاه‌های اقتصادی در حال تکمیل و توسعه است.

وی بیان کرد: اعمال مدیریت اثربخش‌تر و افزایش بهره‌وری سازمانی در تمام زنجیره ارزش اقتصادی صندوق ذخیره فرهنگیان از مزایای این سامانه است که در آینده نزدیک در چند فاز طراحی شده و در صندوق استقرار خواهد یافت.

امکان نظارت دقیق و برخط ذینفعان بر کلیه فعالیت‌های صندوق

محسن احمدی همچنین اظهار داشت: در بخش حقوقی نیز سامانه مدیریت امور دعاوی با هدف نظارت اثربخش بر پرونده‌های حقوقی شرکت‌ها و به اشتراک‌گذاری درس‌آموخته‌های شرکت‌ها با یکدیگر پیش‌بینی شده است.

وی در پایان تصریح کرد: این سامانه‌ها که در مجموع سیستم نظارتی و شفافیت صندوق ذخیره فرهنگیان را تشکیل می‌دهند، ابزار بسیار مهمی در اختیار کلیه ذینفعان به ویژه فرهنگیان عزیز خواهد بود تا از این طریق بر دارایی‌ها و سرمایه‌گذاری این مجموعه عظیم اقتصادی نظارت و کنترل دقیق داشته باشند.

مدیرعامل صندوق ذخیره فرهنگیان درخصوص چگونگی دسترسی به سامانه هوشمند پنجره خاطرنشان کرد: بعد از تکمیل مرحله ورود داده‌ها و اطلاعات به این سیستم و طی یک زمان بندی مشخص بتدریج همه ذی نفعان به اطلاعات سامانه پنجره دسترسی خواهند داشت.

باشگاه خبرنگاران جوان علمی پزشکی آموزش و پرورش